Experten für die Unternehmenskommunikation finden

Ganz egal, ob es um einen besseren Internetauftritt, Posts in Social Media, klassische Presse-
arbeit oder ein komplett neues Corporate Design geht, es lohnt sich, die Agentursuche sorgfältig
anzugehen. „Das Ergebnis wird immer ein kritisches Abwägen sein. Lassen Sie sich keinesfalls vom Preis allein leiten“, warnt Frank Irmscher, Netzwerkmanager von Design to Business. Er ist überzeugt: „Sie wollen nicht möglichst wenig Geld ausgeben, sondern eine maximale Rendite Ihrer Investition erreichen.“ Als Anhaltspunkte für eine Vorauswahl nennt er das Know-how von Agenturen, ihre personellen Kapazitäten, Informationen zu bisherigen Kunden sowie Erfolge früherer Projekte. „Lassen Sie sich einen Referenzkontakt nennen“, regt er an.

Ein gutes Briefing ist ein Muss

Wie so oft gilt auch hier: Je präziser die Vorstellungen formuliert sind, desto klarer sind die Kriterien für die Auswahl des Partners. Formuliert werden sie im Briefing. Es muss das Ziel der Maßnahmen und die Anforderungen benennen. Deutlich zeigt es auf, was der Dienstleister übernimmt und was das Unternehmen selbst leisten will. Auch Zeitvorgaben und Budgetgrenzen gehören ins Briefing. Außerdem enthält es Angaben zu sämtlichen Stakeholdern, die involviert sind. Wenn alle Informationen gesammelt sind, lassen sich daraus ein Briefing-
dokument, ein Lastenheft oder eine Wertungsliste erstellen.

Nach dieser Vorbereitung können relevante Agenturkontakte aktiviert werden. Sind diese nicht vorhanden, hilft der Blick auf die Agenturliste der Design-to-Business-Website. Oder eine kostenfreie Beratung, die das Netzwerk anbietet: Es hilft bei der Orientierung am Agenturmarkt, unterstützt bei der Vorauswahl und begleitet auf Wunsch auch erste Gespräche.

Für kleinere Vorhaben empfiehlt Irmscher, eine Vorauswahl von zwei bis drei Agenturen zu treffen. Für größere Projekte können es mehr sein. Eventuell kommt ein Pitch infrage. Um einen Kunden oder eine Kundin für sich zu gewinnen, präsentieren Agenturen dabei ihre Ideen und treten gegeneinander an. „Ein Pitch bedeutet Aufwand und Kosten, denn gute Agenturen nehmen nur gegen Vergütung teil. Für die meisten Vorhaben kleiner und mittlerer Unternehmen ist ein Pitch im Verhältnis zum Projektbudget zu teuer, zeitaufwendig und damit aus unserer Erfahrung in der Beratung der IHK nicht zu empfehlen. Vereinbaren Sie einen Videocall oder ein persönliches Treffen. Es hat zum Ziel, sich menschlich kennenzulernen, um ein Gefühl für die Zusammenarbeit zu bekommen“, erklärt der IHK-Experte.

Passt das Angebot?

Auf das Briefing antworten die Agenturen mit einem möglichst konkreten, strukturierten Feedback. Im Idealfall präsentieren sie auch Beispiele von aktuellen, eigenen Projekten, die zum Kontext passen. „Stellen Sie Fragen, um exakt zu verstehen, wie eine Agentur an neue Aufgaben herangeht. Lassen Sie sich sagen, wer Ihr Projekt betreuen soll“, schlägt Irmscher vor. Es sei spannend, mit Dienstleistern zu sprechen. Oft führe schon das Erstgespräch zu guten Ideen und Inspirationen.

Ist das Kennenlernen positiv verlaufen, liefern die Agenturen detaillierte Angebote und Kostenkalkulationen. Selbstverständlich müssen hier die Vorgaben aus dem Briefing berücksichtigt werden. „Wir empfehlen Ihnen, stark nach unten oder oben abweichende Kalkulationen kritisch zu hinterfragen. Schauen Sie genau darauf, welcher Arbeitsaufwand kalkuliert wurde. Möglicherweise orientieren sich alle angefragten Agenturen am Budgetrahmen – rechnen aber mit einem unterschiedlichen Arbeitsaufwand“, bemerkt er.

Schließlich bleibt für das Unternehmen die Herausforderung, das eigene Gefühl, die Erkenntnisse aus persönlichen Gesprächen und die Referenzen in Relation zu dem Angebot und den Kosten zu setzen. Irmscher rät, Punkte zu vergeben und in eine Wertungsliste einzutragen. „Das macht es deutlich einfacher, die Agenturen zu vergleichen“, versichert der Netzwerkmanager.