Spezielle Software hilft beim Vertragsmanagement

Übersichtliche und vollständige Archivierung von Dokumenten kann im Streitfall entscheidend sein.

„Verträge schließt man für den Kriegsfall“, heißt es etwas martialisch in Juristenkreisen. Fakt ist: Kommt es zwischen Unternehmen und Angestellten oder Kunden zum Streit, ist es wichtig, dass die geschlossenen Verträge exakt formuliert und hundertprozentig durchdacht sind. Ebenso kommt es aber auch auf ein gutes Vertragsmanagement an, also auf die Verwaltung und Archivierung der Dokumente. Hierzu gibt es inzwischen zahlreiche Software-Programme, die dabei helfen, das Vertragsmanagement optimal zu organisieren.
„Die meisten Programme lassen sich sehr individuell gestalten und auf die betrieblichen Bedürfnisse zuschneiden“, so Tina Heil, Wirtschaftsmediatorin und Redakteurin bei der Rechtsberatungsplattform www.anwalt.de. „Bei der Frage, was das System können muss, und bei der Auswahl der Software sollten sowohl Unternehmensjuristen als auch diejenigen Personen mitreden, die später mit den Systemen arbeiten müssen.“

Vor allem bei Verträgen, die über einen langen Zeitraum bestehen, ist es sinnvoll, sämtliche Unterlagen auf einen Blick finden zu können – inklusive aller Anpassungen, Änderungen und Verlängerungen. Über ein entsprechendes Software-Programm können alle Dokumente elektronisch abgelegt und gespeichert werden. Wichtig ist, dass sie für alle Mitarbeiter, die mit dem Thema befasst sind, unkompliziert und jederzeit verfügbar sind.

Dadurch lässt sich auch die Vertragsplanung optimieren, denn, so Tina Heil: „Wenn es um die Anpassung oder Neugestaltung von Verträgen geht, können über die Datenbank vorhandene Verträge abgerufen werden, die sich gegebenenfalls als Muster eignen. Eine gute Software sollte einen Vergleich ermöglichen zwischen bestehenden Verträgen und gewünschten Inhalten von Verträgen, die gerade ausgearbeitet werden.“

Ein weiterer Vorteil der lückenlosen digitalen Ablage besteht darin, dass Unternehmensjuristen bereits in einem sich abzeichnenden Streitfall alle benötigten Dokumente an einem zentralen Ort verfügbar haben. Deshalb sollten auch nicht nur die Verträge selbst, sondern auch alle anderen Dokumente, zum Beispiel Protokolle aus Vertragsverhandlungen, archiviert werden. Entscheidend ist bei allem aber, dass das System regelmäßig und sorgfältig gepflegt wird. Expertin Tina Heil: „Es kann seinen Zweck nur erfüllen, wenn alle Daten korrekt erfasst werden und sämtliche Unterlagen eines Vertrags einsehbar sind – von den ersten Entwürfen und Verhandlungsprotokollen über den unterschriebenen Vertrag inklusive aller Anhänge bis hin zu sämtlichen Änderungen.“