So halten Sie Ordnung im Büro

Chaos auf Schreibtischen und in Schränken kostet Arbeitszeit – und damit bares Geld. Mit ein paar einfachen Kniffen können Sie das vermeiden.

„Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos!“ Dieses geflügelte Wort sorgt in vielen Büros für Schmunzeln – richtig ist allerdings das Gegenteil: Clever ist, wer sein Büro gut organisiert und erst gar kein Chaos entstehen lässt. Denn das spart Zeit und bares Geld.

Eine Untersuchung des renommierten Fraunhofer-Instituts ergab, dass durch Unordnung in Büros bis zu einem Drittel der Arbeitszeit verschwendet wird, da diese Stunden unter anderem für das Suchen von Unterlagen und Ähnlichem draufgehen. Auch Störungen und ineffiziente Arbeitsabläufe sind die Folge von vollgepackten Schreibtischen und unübersichtlichen Ablagen, sei es nun im Aktenschrank oder im E-Mail-Eingang. Aufs Jahr gesehen summiert sich das auf Tausende Euro. Büroeffizienz-Experten raten deshalb zu relativ einfachen Maßnahmen, mit denen das Chaos dauerhaft beseitigt werden kann.

  • Um auf dem Schreibtisch „klar Schiff“ zu machen, sollte zunächst alles von selbigem entfernt werden. Auf die leere Tischplatte kommt dann nur das wieder drauf, was unbedingt benötigt wird. Schreibgeräte und Ähnliches lagert man in den Schubladen und holt sie nur heraus, wenn man sie braucht. Ein Posteingangskorb und eine Ablage für Unterlagen, die den Tag über gebraucht werden, reichen normalerweise. Am Abend werden beide Ablagen für den nächs-ten Tag neu sortiert.
  • Aktenordner sollte man in mehreren Farben anlegen, die für einen bestimmten Bereich (Verwaltung, Rechnungen usw.) stehen.
  • Die Ordner selbst sind wiederum mit Registerblättern nach Themen unterteilt. Wichtig: Alle Ordner nach dem gleichen System beschriften!
  • Mit dem E-Mail-Postfach verfahren Sie im Grunde wie mit dem Schreibtisch. Jeden Abend sollte der Posteingang gecheckt und nach Möglichkeit geleert werden. Mails, die noch bearbeitet werden müssen, werden in separaten Ordnern aufbewahrt, zum Beispiel einem mit Aufgaben für den nächsten Tag, einem mit Mails, die bis zum Ende der Woche Zeit haben, usw. Legen Sie aber nicht zu viele Ordner an, sonst geht die Übersicht schnell wieder verloren!

Wer professionelle Hilfe sucht, um mehr Ordnung in den Büroalltag zu bringen, kann sich auch an einen der mittlerweile zahlreichen Büroeffizienz-Coaches wenden, die dem Chaos gegen Honorar zu Leibe rücken.