Outsourcing senkt Zeitaufwand, Kosten und Haftungsrisiko

Raus mit der Bürokratie

Jedes Unternehmen empfindet behördliche Auflagen und Nachweise, die erbracht werden müssen, als lästig. Wenn daraus aber regelrechte Bürokratiemonster entstehen, werden sie zur echten wirtschaftlichen Belastung. Outsourcing bietet einen Ausweg.

Den hat zum Beispiel die OGP, eine orthopädische Gemeinschaftspraxis mit sieben Sitzen in Nordrhein-Westfalen, gewählt. Dabei vertraut sie auf die Unterstützung der Sprendlinger HTU Hübsch & Thorn Unternehmensberatung GmbH (HTU). Das Unternehmen feierte im April sein 25-jähriges Bestehen und hat seit 2016 seinen Firmensitz in Dreieich-Sprendlingen. Als spezialisierter Systemanbieter für das integrierte Management der vier Risikofelder Qualität, Arbeitssicherheit, Datenschutz und Medizinprodukte (IMS) gehören zu den HTU-Kunden heute Arztpraxen, Apotheken, Telemedizinanbieter sowie Gesundheits-, Athletik- und Fitness-Center in ganz Deutschland.

Die von HTU beratene OGP hat rund 120 Mitarbeiter und bietet ein umfangreiches medizinisches Leistungsprogramm inklusive Sportmedizin. Als das Unternehmen sein schon zertifiziertes Qualitätsmanagementsystems (QMS) auf die neue DIN EN ISO 9001:2015 umstellte, kam einiges auf den Prüfstand: die strategischen Faktoren, die Anforderungen und Erwartungen der Patienten sowie die gesetzlichen und behördlichen Rahmenbedingungen. Die Erkenntnis aus der Neubewertung war alarmierend: Durch die Vielzahl der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen war ein Bürokratieapparat entstanden, der nicht nur interne Ressourcen „auffraß“, sondern erhebliche Aufwendungen für verschiedene externe Dienstleister verursachte.

Viererlei machte dem Unternehmen zu schaffen: Erstens sind seit 2004 die an der stationären, vertragsärztlichen, psychotherapeutischen und zahnärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer verpflichtet, ein Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln. Zweitens kostet es Zeit und Geld, die Vorgaben einer komplexen Arbeitssicherheitsgesetzgebung umzusetzen. Außerdem zwangen die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die OGP zu einer vollständigen Reorganisation des Datenschutzmanagements. Die Implementierung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 64 BDSG und die regelmäßigen Überprüfungen, Bewertungen und Evaluierungen der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen mussten langfristig organisatorisch gelöst werden. Schließlich war 2017 die neue Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) in Kraft getreten. Schon zuvor galten umfangreiche Pflichten zum Management der Medizinprodukte. Neu kam hinzu, dass ein Beauftragter für Medizinproduktesicherheit bestellt werden muss.

Diese Herausforderungen zu managen, verbrauchte erhebliche interne personelle Ressourcen und damit vor allem auch Zeit. Das ging zu Lasten der medizinischen Leistungen – des eigentlichen Kerngeschäfts. Die OGP-Gesellschafter entschieden deshalb, das Qualitäts-, Arbeitssicherheits-, Datenschutz- und Medizinproduktemanagement auf eine externe Stabsstelle zu übertragen.

Die Aufgaben erfüllt nun ein einziger Manager, der zugleich als QM-Auditor, Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 6 ASiG), Datenschutzbeauftragter (Art. 37-39 DSGVO, § 38 BDSG) und als Beauftragter für Medizinproduktesicherheit (§ 6 MPBetreibV) qualifiziert ist. Die Resultate können sich sehen lassen: Die Aufwendungen für mehrere bis dahin engagierte externe Dienstleister werden eingespart. Das OGP-Team kann sich ganz auf seine medizinischen Leistungen konzentrieren. Markus Schneppenheim ist Gesellschafterarzt der OGP und berichtet: „Rund 80 Prozent der zuvor benötigten Arbeitszeit und Kosten werden eingespart. Das ermöglicht es uns, neue Umsatzpotenziale zu heben.“

www.htu.de

Die Eheleute Misrak und Franz Hübsch leiten die HTU Hübsch & Thorn Unternehmensberatung GmbH in Dreieich-Sprendlingen. Sie entlasten Unternehmen von bürokratischem Aufwand, so dass diese Zeit für ihr eigentliches Geschäft gewinnen. Foto: HTU