Details lieber schriftlich vereinbaren

Mobiles Arbeiten – was rät der Jurist?

Die Arbeitsform des mobilen Arbeitens verbreitet sich immer stärker. Arbeitgeber müssen die amit zusammenhängenden Fallstricke und Gestaltungsoptionen kennen, wenn sie ihre Mitarbeiter gesetzeskonform und gleichzeitig flexibel mobil arbeiten lassen wollen.

Selbstbewusste Arbeitnehmer fordern schon lange, gelegentlich von zu Hause zu arbeiten. Betriebsschließungen infolge der Covid-19-Pandemie haben das Homeoffice oft regelrecht erzwungen. Zudem sehen einige Unternehmen Einsparungspotenziale: Denn wenn mehr Mitarbeiter ihre beruflichen Tätigkeiten in die eigenen vier Wände verlagern, genügt möglicherweise eine geringere Anzahl an Büroarbeitsplätzen und -räumen. Und schon arbeitet das Bundesarbeitsministerium an einer, wenn auch in der Koalition höchst umstrittenen, gesetzlichen Regelung: Arbeitnehmer sollen grundsätzlich einen Anspruch auf eine Tätigkeit im Homeoffice bekommen. Nur wenn der Arbeitgeber entgegenstehende betriebliche Gründe nennen kann, wären Ausnahmen gerechtfertigt.

Vorsicht mit „Homeoffice“

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen festen Bildschirmarbeitsplatz in dessen Privatbereich eingerichtet hat, gelten die strengen Regeln der Arbeitsstättenverordnung. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es empfehlenswert, den Arbeitnehmern mobile Endgeräte zur Verfügung zu stellen und es ihnen zu überlassen, wo sie ihre Aufgaben erledigen. Das entspricht ohnehin meist dem Wunsch der Arbeitnehmer und garantiert rechtlich die Befreiung von den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung.

Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, den Begriff Homeoffice nicht mehr zu verwenden, entsprechende Verträge auslaufen zu lassen und lieber von Mobile Office oder mobilem Arbeiten zu sprechen.

Kein Anspruch, keine Pflicht

Arbeitnehmer haben bisher grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Tätigkeit von zu Hause aus und/oder an selbst gewählten Orten.

Ein Anspruch kann sich aber aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben. Das ist allerdings nicht ohne Tücken: Wenn manche Arbeitnehmer von zu Hause oder mobil arbeiten dürfen, können andere Kollegen möglicherweise Ansprüche aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz geltend machen. Arbeitgeber müssen dann sachlich begründen, warum es unterschiedliche Regeln gibt.

Umgekehrt hat der Arbeitgeber kein Recht, die Arbeit in die Privatwohnung der Arbeitnehmer zu verlagern. Zwar mag eine entsprechende Weisung rechtlich in außergewöhnlichen Pandemie-Zeiten vertretbar sein. Es empfiehlt sich dennoch dringend, auch für solche Fälle eine Mobile-Office- oder Betriebsvereinbarung abzuschließen.

Arbeits- und Datenschutz beachten

Wenn Arbeitgeber mobiles Arbeiten zulassen, sind sie gut beraten, nicht nur die nach § 5, 12 Arbeitsschutzgesetz obligatorische Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung durchzuführen und die Arbeitnehmer in Textform über die Beachtung des Arbeitszeitgesetzes zu informieren. Sie sollten darüber hinaus die Dokumentationspflicht für eventuelle Überstunden nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz an die Arbeitnehmer delegieren, losgelöst von der jeweiligen Vergütungsabrede und einer etwaigen Vertrauensarbeitszeit. Vor dem Hintergrund des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 dürfte ferner erforderlich werden, auch die Dokumentation der Arbeitszeit an die Arbeitnehmer zu delegieren. Die EU-Entscheidung hat den deutschen Gesetzgeber zum Handeln verpflichtet. Eine neue Regelung zur Erfassung der Arbeitszeit ist deshalb zu erwarten.

Schließlich müssen Betriebsgeheimnisse geschützt und die Datenschutzgrundverordnung eingehalten werden, unabhängig davon, wo gerade gearbeitet wird. Dies ist in der Praxis nur durch transparente Hinweise auf die einschlägigen gesetzlichen Grundlagen möglich und indem die Arbeitnehmer verpflichtet werden, die schon im Betrieb geltenden Regeln zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und umzusetzen. Das betrifft den Umgang mit betrieblichen Daten und zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen beim Arbeiten unterwegs. Üblicherweise gelingt dies am besten in einer IT-Richtlinie oder einer entsprechenden Betriebsvereinbarung zur Nutzung der IT-Infrastruktur, die jeweils die Tätigkeit im Mobile Office umfassen müssen.

Nicht für immer und ewig

Arbeitgeber sollten sich unbedingt in Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung vorbehalten, wie sie notfalls einseitig die Vereinbarung zum mobilen Arbeiten beenden können.

Neben der (schriftlichen) Befristung von Arbeitsbedingungen, die einen sachlichen Grund nach § 14 Abs. 1 TzBfG erfordern, ist zu empfehlen, einen Widerruf zu vereinbaren. Allerdings müssen die Gründe dafür konkret genannt werden und es ist eine mindestens dreiwöchige Widerrufsfrist vorzusehen. Einfach „wirtschaftliche“ oder „betriebliche“ Gründe anzugeben, dürfte zu unkonkret sein. Denkbar sind Sicherheitsrisiken, ein erhöhtes Risiko des Verrats von Betriebsgeheimnissen, ein unverhältnismäßiger Aufwand sowie verhaltens- oder personenbedingte Gründe.

Darüber hinaus ist zu raten, dass Arbeitgeber sich ein weites örtliches Versetzungsrecht vorbehalten. Das ermöglicht ihnen, stets den Ort der Tätigkeit einseitig festzulegen, wenn auch unter Berücksichtigung billigen Ermessens.

Vier Schritte zur Rechtssicherheit

  • Immer Mobile-Office-/mobiles Arbeiten-Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern abschließen, um sämtliche individualrechtlichen Themen zu regeln.
  • Wenn es einen Betriebsrat gibt, Betriebsvereinbarung zum Mobile Office/mobilen Arbeiten abschließen.
  • Jeweils Implementierung einer IT-Richtlinie oder einer Betriebsvereinbarung zur Nutzung der IT-Infrastruktur.
    – Inhalt: Sicherung der Geschäftsgeheimnisse und Gewährleistung des Datenschutzes.
    – Ziel: Haftungsvermeidung für die Organe der Gesellschaft im Falle von Verstößen.
  • Arbeitnehmer auf die Einhaltung DSGVO verpflichten (soweit noch nicht erfolgt).
Autor

Dr. Thomas Block, MBA
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