Lebensraum Büro – welches Modell ist das beste?

Von „Open Space“ bis zu „non-territorialem Arbeiten“ und „Desk-Sharing“: Neue Konzepte gibt es reichlich. Doch sie haben nicht nur Vorteile

Düstere Zweipersonenbüros mit Linoleumfußboden, Kunststoffmöbeln, Kaffeemaschine und Gummibaum: Arbeitsplätze dieser Art werden wohl bald der Vergangenheit angehören – im „Aussterben“ begriffen sind sie bereits heute. Denn der Lebens- und Arbeitsbereich Büro wandelt sich rasant. Architekten und Arbeitspsychologen entwickeln laufend neue Konzepte, die zu mehr Effizienz, aber auch zu größerer Zufriedenheit der Mitarbeiter und verbesserten Gesundheitsbedingungen führen sollen. Hintergrund: Im Kampf um die besten Fachkräfte zählt nicht mehr nur eine gute Bezahlung. Auch eine attraktive Arbeitsumgebung steht auf der Wunschliste begehrter Mitarbeiter der jüngeren Generation weit oben. Wie also sieht das Büro der Zukunft aus?

Einer der Haupttrends ist das sogenannte „Open Space“-Konzept. Dabei handelt es sich um eine Weiterentwicklung des bisherigen Großraumbüros. Auch „Open Space“-Büros bestehen – wie der Name schon sagt – aus einem großen, offenen Arbeitsraum für viele Mitarbeiter. Sie bieten darüber hinaus aber weitere Elemente: Möglichkeiten, sich zurückzuziehen und in Ruhe allein zu arbeiten (oder zu entspannen), sind ebenso vorhanden wie Räume für Teamarbeit.

So kann im „Open Space“ ein ständiger Austausch auch über Hierarchie- und Bereichsebenen hinweg stattfinden. Besonders effektiv wirkt sich das in Branchen aus, die stark arbeitsteilig arbeiten, etwa in der Software-Entwicklung und anderen IT-Arbeitsfeldern. Es erleichtert die Kommunikation zwischen einzelnen Teams und erhöht die Flexibilität, ohne dabei individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter zu vernachlässigen. Zu diesen Bedürfnissen gehören vor allem Rückzugsmöglichkeiten, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) mit dem Titel „Office Settings“ ergeben hat. Als größte Störfaktoren in offenen Bürolandschaften werden darin genannt:

  • zu große Nähe zu anderen Arbeitsplätzen
  • vorbeilaufende Kollegen
  • ständige Beobachtung
  • grelles Licht

Wohlfühleffekte werden dagegen durch folgende Faktoren erzielt:

  • Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten und Erholung
  • Möblierung
  • angenehme Akustik

Fakt ist, dass es kein einheitliches Lösungskonzept für jedes Büro gibt. „Die Arbeitsumwelt muss immer zur Arbeitsaufgabe und zur Kultur des Unternehmens passen“, erklärte der Architektur- und Umweltpsychologe Riklef Rambow in einem Interview mit dem Deutschlandfunk. Die Möglichkeiten, sogar in Hängematten zu arbeiten, wie sie in manchen „hippen“ Start-up-Unternehmen besteht, passe sicherlich nicht in jedes Büro.

Ein weiterer Schritt in Richtung Flexibilisierung wird in Büros praktiziert, die auf das sogenannte „non-territoriale Arbeiten“ mittels „Desk Sharing“ setzen. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als der Verzicht auf einen eigenen Schreibtisch. Innerhalb einer definierten „Home Zone“ wählen alle Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz selbst, je nach den gerade anliegenden Anforderungen. Die Möglichkeit zur konzentrierten Alleinarbeit besteht ebenfalls. Befürworter dieses Konzeptes erhoffen sich vor allem eine Steigerung der Flexibilität und Kreativität ihrer Mitarbeiter. Auch rein wirtschaftliche Gründe wie eine Steigerung der Flächeneffizienz werden in diesem Zusammenhang genannt. Kritiker warnen dagegen vor emotionalen Risiken, beispielsweise einer Minderung von Vertrautheit und Bindungsgefühlen. Und: Desk Sharing erfordert ein recht hohes Maß an Disziplin. Beim Wechsel des Arbeitsplatzes muss der Schreibtisch jedes Mal gründlich aufgeräumt werden. Keine Gegenstände dürfen liegen bleiben. Für die Mitarbeiter gibt es deshalb Spinde, in denen sie Arbeitsmaterial und persönliche Dinge unterbringen können.

Büroarbeit wird sich in Zukunft aber auch zunehmend durch den Einsatz moderner Kommunikationsmittel verändern. Hierbei sei nur an den Trend zum „Home Office“ erinnert. Langwierige Besprechungen im schlecht belüfteten „Konfi“ mit Kaffee und Keksen müssen schon jetzt immer seltener sein. Stattdessen setzen sich Telefonkonferenzen und Videoschaltungen immer mehr durch. Eine persönliche Anwesenheit ist dabei nicht mehr erforderlich. Auch Mitarbeiter an unterschiedlichen Unternehmensstandorten können auf diese Weise kurzfristig zusammengerufen werden – ohne dass lange Anfahrten notwendig sind.

Beschleunigt werden solche Trends durch Technologien wie die Voice-over-IP-Telefonie, die nicht mehr über die bisherigen Telefonnetze, sondern über Internet-Netzwerke funktioniert. Dadurch wird es möglich, dass zwei oder mehrere Teilnehmer nicht nur übers Festnetz oder Smartphone miteinander reden, sondern auch über Computer und Tablet. Welche der zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten sich im Einzelfall anbieten, muss durch eine individuelle Prüfung entschieden werden. Beratungen durch Arbeits- oder Architekturpsychologen können dabei durchaus hilfreich sein.