Künstliche Intelligenz, digitale Vernetzung: Das sind die Eventkonzepte der Zukunft

Experten entwarfen faszinierende Szenarien – doch bei aller Technik wird es auch künftig vor allem auf den Kontakt von Mensch zu Mensch ankommen

Schon der Name ist richtungsweisend: „Future Meeting Space“ hat sich der 2015 gegründete Innovationsverbund genannt, der die Einflüsse von Digitalisierung und neuen Technologien auf die Veranstaltungsbranche erforscht. Im zweiten Halbjahr 2018 wurden zuletzt aktuelle Ergebnisse bekannt gegeben – und einige faszinierende Szenarien für erfolgreiche Events in den kommenden Jahren präsentiert.

Zum „Future Meeting Space“ gehören das German Convention Bureau (GCB), das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) sowie der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC). Nach einer ersten Analysephase zum Start des Projektes skizzierten die Autoren in der Folge fünf Szenarien, die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events in der Zukunft prägen werden. Kernpunkte sind in den meisten Fällen eine verstärkte Integration aller Veranstaltungsteilnehmer, die Nutzung virtueller Realitäten (beispielsweise bei Präsentationen) und die Vernetzung von Teilnehmern, die das Event von unterschiedlichen Orten aus nutzen.

Eventbeispiel „Interaktives Forum“: Veranstaltungen dieser Art sind in der Regel auf ein bis zwei Tage und für 50 bis 200 Teilnehmer ausgelegt. Vorträge für alle Teilnehmer wechseln mit einer vertiefenden Ausarbeitung in kleinen Gruppen, wobei ein permanenter interaktiver Austausch stattfindet. Noch stärker auf Flexibilität setzt das Konzept des „Co-Working Kongress“, das auf dem Open-Space-Szenario basiert, das bereits eine erhebliche Anzahl moderner Großraumbüros prägt. Offene Räume und unterschiedliche Arbeitsplätze, die sich die einzelnen Teilnehmer teilen, sind hier die zentralen Elemente – Interaktivität wird so noch einmal zusätzlich gepusht.

Dennoch klingt all das noch nicht besonders revolutionär. Anders sieht es aber schon aus, wenn die beschriebene Interaktivität sich an mehreren Orten gleichzeitig abspielt. „Räumlich-verteilter Kongress“ tauften die Experten des „Future Meeting Space“ dieses Eventszenario, das sich nach ersten Erfahrungen vor allem für kleinere Veranstaltungen von einigen Stunden und mit nicht mehr als 50 Teilnehmern eignet. Über Online-Plattformen und Videoschaltungen sind die „Besucher“ dabei, die gleichzeitig als Experten den anderen ihr Wissen vermitteln. Dabei können auch moderne Mittel wie Hologramme zum Einsatz kommen.

Vollständig von digitalen Elementen dominiert ist schließlich das Szenario des „Hybriden Events“. Einen festen Veranstaltungsort gibt es ebenso wenig wie eine begrenzte Teilnehmerzahl. Im Grunde sind dies mehrere gleichzeitig an verschiedenen Orten stattfindende, aber über digitale Technik miteinander vernetzte, themengleiche Events. „Diese Veranstaltungsart ist buchstäblich grenzenlos, Teilnehmer können aus aller Welt an Inhalten und Begegnungen partizipieren“, fasst es das Fachmagazin „Event Partner“ zusammen.

Den entgegengesetzten Weg, nämlich die persönliche (Wieder-) Zusammenführung von Veranstaltungsteilnehmern, beschreibt das Szenario „Virtual goes Real“. Darunter verstehen die „Future Meeting Space“-Experten im Grunde nichts anderes, als Menschen auf einem Event persönlich zusammenzubringen, die sich bis dahin nur in sozialen Netzwerken oder Plattformen begegnet sind. So entsteht aus der virtuellen Online-Community eine reale Gemeinschaft.

Ähnliche Trends beschreiben übrigens auch andere Event- und IT-Profis, etwa die Experten von XING Events. Sie weisen zum Beispiel auf die wachsende Bedeutung von Chatbots hin, also von Computerprogrammen, die über Chats oder soziale Medien mit Menschen kommunizieren. „Chatbots können Teilnehmern beispielsweise die Orientierung auf dem Event erleichtern oder kennen Antworten auf Teilnehmerfragen“, heißt es in einer Einschätzung von XING Events. Das bedeute eine Bereicherung der Eventbranche aus Veranstalter- ebenso wie aus Teilnehmersicht.

Generell wird der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) künftig bei Veranstaltungen aller Art an Bedeutung gewinnen. Bei XING Events rechnet man damit, dass Veranstaltungen durch die intelligente Filterung von Datenmengen künftig weitaus effektiver geplant und durchgeführt werden können als bisher – beispielsweise mit einer Minimierung der No-Show-Raten, also der Zahl der Teilnehmer, die trotz Zusage nicht zu der Veranstaltung erscheinen. Die Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung müssen beim Einsatz von KI und aller anderen digitalen Techniken selbstverständlich beachtet werden.