Eventplanung: So wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg

Was Unternehmen bei der Vorbereitung beachten müssen – Schritt für Schritt zum gelungenen Event

Egal, ob es sich um eine Feier, eine Kundenveranstaltung, eine Tagung oder eine Fortbildungsmaßnahme handelt – jedes Event verlangt eine sorgfältige Planung, damit es zu einem Erfolg wird. Von der Auswahl der Location bis hin zur detaillierten Nachbereitung gilt es dabei eine Vielzahl von Details zu beachten. Hier die wichtigsten Schritte im Überblick.

Die Rahmenbedingungen

Mit entscheidend für ein Gelingen des Events ist die Definition der Zielgruppe. An wen richtet sich die Veranstaltung? Sollen neue Kunden gewonnen, sollen Stammkunden gehalten werden oder richtet sich das Event an Mitarbeiter? Möglicherweise bietet sich im einen oder anderen Fall zum Beispiel die Einteilung in unterschiedliche Teilnehmer-Kategorien an, etwa durch festgelegte VIP-Bereiche – wohingegen sich solche „Klassifizierungen“ bei Betriebs- und Weihnachtsfeiern eher verbieten.

Ebenfalls wichtig: Welches Budget steht für die Veranstaltung zur Verfügung? Hier ist es sinnvoll, sich eine Obergrenze zu setzen, die dann nach Möglichkeit auch eingehalten werden sollte.

Außerdem kann es nicht schaden, sich bei der Wahl des Zeitpunktes frühzeitig nach möglichen Konkurrenzveranstaltungen bzw. anstehenden Großereignissen zu erkundigen. Ein Event am Tag des Endspiels einer Fußball-WM durchzuführen, ist meist keine gute Idee. Und: Legen Sie von Anfang an die Verantwortlichkeiten fest. Planung und Durchführung können von einem einzelnen Mitarbeiter oder einem Organisationsteam übernommen werden. Wichtig ist, dass es feste Ansprechpartner gibt. Natürlich kann die komplette Durchführung auch in die Hände eines externen Dienstleisters gelegt werden.

Die Location

Natürlich hängt die Wahl des passenden Ortes stark von der Art des Events ab. Sowohl bei eher arbeitsorientierten Veranstaltungen als auch bei Feiern kann man aber neben den klassischen Locations (Messehallen, Tagungsräume, Gaststätten) auch einmal einen ungewöhnlicheren Ort wählen. In vielen Gemeinden wurden beispielsweise ehemalige Industriegebäude zu EventLocations umfunktioniert. Im Sommer bieten sich Freiluftveranstaltungen oder Bootstouren an.

In jedem Fall muss geklärt werden, ob zusätzliches Personal benötigt wird oder ob die Veranstaltung mit eigenen Mitarbeitern über die Bühne gehen kann. Achten Sie auch darauf, dass das Catering zur Veranstaltung passt, also ob etwa Häppchen, Softdrinks und Kaffee bzw. Tee ausreichen oder ob es ein etwas opulenteres Mahl sein soll. Was es zu essen und zu trinken gab, bleibt den meisten Teilnehmern erfahrungsgemäß mit am längsten im Gedächtnis!

Die Programmplanung

Welchen Raum sollen Reden, Musik sowie Auftritte externer Gäste einnehmen? Welche optischen Reize (Videos, Bilder) können in welchem Moment am effektivsten eingesetzt werden? Ein genauer Zeitplan für den „offiziellen“ Teil der Veranstaltung hilft dabei, das richtige Maß zu finden. Stark auf dem Vormarsch sind digitale Programm-Elemente, wie sie zuletzt auf der Fachmesse „Best of Events“ (BoE) vorgestellt wurden. Dazu gehört zum Beispiel der Einsatz holographischer Bilder, aber auch von Formen künstlicher Intelligenz, etwa Robotern, mit denen die Besucher kommunizieren können.

Ebenfalls im Kommen sind sogenannte Hybrid-Events. Hier sind Gäste sowohl live vor Ort als auch über Internet-Stream bei der Veranstaltung dabei. Mittels spezieller Event-Apps können sie sich sogar untereinander vernetzen und live miteinander diskutieren und über das Event austauschen. Aber auch schon im Vorfeld der Veranstaltung sollten digitale Möglichkeiten genutzt werden, etwa mit Einladungen, die auch über soziale Medien verschickt werden, oder Remindern per E-Mail-Marketing.

Die Nachbereitung

Aus Fehlern lernt man – eine gute Nachbereitung ist also bereits der erste Schritt zur Vorbereitung des nächsten Events. Bei einer internen Auswertung der Veranstaltungsabläufe sollte analysiert werden, was gut funktioniert hat und wo eventuell Fehler gemacht wurden. Holt man hierzu auch Feedback von Teilnehmern ein, entstehen häufig neue Blickwinkel auf Aspekte, die man selbst vielleicht gar nicht beachtet hätte. Auch eine Sichtung der örtlichen Medien und eine Sammlung eventueller Presseberichte über das Event macht Sinn. Und: Vergessen Sie nicht, allen mit der Durchführung betrauten Personen ein Dankeschön zukommen zu lassen, am besten schriftlich – das motiviert für die nächste Veranstaltung.

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