Digitalisierung: Wie funktioniert das papierlose Büro?

Bei Rechnungen und anderen Dokumenten erleichtert die elektronische Form die Arbeitsabläufe enorm. Unternehmen sollten aber auf rechtliche und organisatorische Fallstricke achten.

Mehr Effizienz, niedrigere Kosten, Zeitersparnis und schlankere Betriebsabläufe: Die Vorteile eines digitalisierten, „papierlosen“ Büros sind nicht von der Hand zu weisen – und werden von der rasanten technologischen Entwicklung stetig vorangetrieben. Kaum ein Kommunikations- und IT-Experte kann sich heute vorstellen, dass in zehn Jahren noch Aktenschränke mit Unterlagen die Büros in Deutschland füllen und Rechnungen auf Papier mit der Post verschickt werden.

Der Prozess der Digitalisierung dürfte in den meisten Fällen aber nicht ganz unkompliziert verlaufen, zumal detaillierte rechtliche Vorschriften zu beachten sind. Dies gilt vor allem (aber bei weitem nicht nur) für das Thema elektronische Rechnungen, kurz: E-Rechnungen.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen müssen sich zunehmend mit Kundenwünschen nach der Erstellung solcher E-Rechnungen auseinandersetzen. IT-Experte Thomas Biermann wies kürzlich bei einer IHK-Informationsveranstaltung darauf hin, dass dies unter anderem immer mehr Zulieferbetriebe der Automobilindustrie betreffe. Wer Geschäftsbeziehungen in einige Nachbarländer pflege, habe inzwischen zum Teil sogar gar keine Wahl mehr: So werden öffentliche Aufträge in Österreich seit 2014 nur noch an Unternehmen vergeben, die in der Lage sind, per E-Rechnung abzurechnen. In der Schweiz wurde das digitale Verfahren in diesem Jahr Pflicht.

Laut Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes handelt es sich bei einer E-Rechnung um jede Rechnung, „die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“ – also alle Rechnungen, die als Word- oder PDF-Dokument per E-Mail, als E-Postbrief, Computer-Fax, Web-Download oder über das Austauschformat EDI verschickt werden. EDI war bis 2011 sogar Pflicht. Nach dem Steuervereinfachungsgesetz reicht seitdem aber auch ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad“. Entscheidend, so Thomas Biermann, sei es, dass die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Als Prüfpfade reichen dazu nach seiner Darstellung Verträge, Bestelldokumente oder Lieferscheine aus.

Etwas komplizierter wird es bei den Vorschriften zu Lesbarkeit und Archivierung von E-Rechnungen. Grundsätzlich gilt, dass sie während der kompletten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar sein muss. Dies kann zu Problemen führen, zum Beispiel, wenn das Word-Format, in dem die Rechnung ursprünglich erstellt wurde, Jahre später gar nicht mehr auf dem Markt ist. Die Archivierung ist durch die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter betrifft also nicht ausschließlich E-Rechnungen, sondern alle finanztechnisch und steuerlich relevanten Dokumente. Dazu gehören etwa auch Einnahmenüberschussrechnung, Lohnabrechnungen oder Aufzeichnungen zur Material- und Warenwirtschaft. Alle Dateien müssen laut GoBD gescannt und gespeichert und dürfen im Nachhinein nicht technisch verändert werden.

Zur „ordnungsgemäßen Führung“ von Büchern und anderen Unterlagen gehört übrigens auch die sichere Verwahrung der Unterlagen – unabhängig davon, ob sie nun auf Papier in einem verschließbaren Raum bzw. Schrank abgelegt oder elektronisch gespeichert werden. Angemessene Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Antivirenprogramme sind deshalb unverzichtbar.

Viele kleine Unternehmen sollten sich überlegen, ob sie die Umstellung auf digitale Prozesse wirklich allein bewältigen können. Häufig ist es ratsam, sich Hilfe von externen Dienstleistern zu holen, sowohl was Fragen der IT-Kommunikation als auch was rechtliche und Sicherheitsaspekte betrifft. Denn im Streitfall müssen die Unterlagen auch in elektronischer Form gerichtsfest sein. Im Handels- und Steuerrecht akzeptieren Gerichte E-Dokumente in aller Regel als Beweisunterlagen. Bei einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung prüfen die Richter dagegen meist im Einzelfall, welche Dokumente auf welche Weise digitalisiert wurden und ob sie zur Verhandlung zugelassen werden.

Übrigens: Bei allen Vorteilen, die das volldigitalisierte Büro bietet – einige Unterlagen sollten nach wie vor unbedingt in Papierform aufbewahrt werden, da sie nur so von den Behörden akzeptiert werden. Dies sind in der Regel alle Dokumente, die mit Wasserzeichen, Siegeln und Ähnlichem versehen sind, also zum Beispiel notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile. Auch hier kann es im Zweifelsfall sinnvoll sein, sich von externen Fachleuten beraten zu lassen.