Digitales Büro: Was Sie jetzt und in Zukunft
beachten müssen

Betriebe stehen in punkto Sicherheit, Organisation und Datenschutz vor tiefgreifenden Veränderungen. Experten erklären, worauf es dabei ankommt.

Jede moderne Büroorganisation steht durch die zunehmende Digitalisierung vor enormen Umwälzungen. Von Sicherheitsfragen über neue Archivierungsarten bis hin zu rechtlichen Fragen – fast alles wird sich ändern, sagen IT-Experten voraus.

Stichwort Digitalisierung des Papierflusses: „Die Arbeitswelt wird zunehmend papierarm“, prognostiziert etwa Otto Schobert, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters „thefi.com“. Als wichtigsten Punkt nennt der IT-Experte dabei den rechtskonformen Umgang mit der digitalen Technik. „Vor allem in der Buchhaltung und im Personalwesen stellen sich hier eine ganze Menge Fragen“, so Schobert. „Darf ich beispielsweise eine Eingangsrechnung ausdrucken und in dieser Form archivieren? Unterliegen E-Mails der Abgabenordnung? Müssen sie entsprechend aufbewahrt werden? Und wenn ja: In welcher Form? Wie werden eingescannte Papierbelege archiviert? Diese und zahlreiche weitere Probleme müssen praktisch in jedem Betrieb gelöst werden.“ Mit zunehmender Digitalisierung – nicht nur des Papierflusses – steigt aber auch die Verletzbarkeit durch externe Angriffe, warnen Fachleute. Damit rücke das wohl drängendste Thema in den Mittelpunkt:
die Sicherheit.

„Angriffsmethoden und Technik von Hackern werden immer fortschrittlicher“, bestätigt auch „thefi.com“-Chef Schobert. „Sicherheitsmaßnahmen sollten deshalb permanent überprüft und angepasst wer-den.“ Als wichtigste Punkte in diesem Bereich nennt er unter anderem:

  • Firewall und Virenschutz sollten regelmäßig dem neuesten Stand der Technik angepasst werden.
  • Wichtig ist ein auch funktionierendes „Patch Management“, also das Schließen von Sicherheitslücken, die von den jeweiligen Herstellern entdeckt und kommuniziert werden. Dieser Prozess sollte möglichst automatisiert sein.
  • Um dies überhaupt möglich zu machen, müssen Betriebssysteme und sämtliche Anwendungen immer auf dem aktuellen Stand sein.
  • Eine funktionierende Datensicherung ist unerlässlich. So sollten Backup-Medien immer weit genug vom Server entfernt gelagert werden, idealerweise außer Haus, manuell oder mit Online-Backup.

Damit all diese theoretischen Vorgaben in der Praxis auch umgesetzt werden können, betonen IT-Experten immer wieder die Bedeutung, die den Anwendern selbst in punkto Sicherheit zukommt. Die Sensibilisierung und entsprechende Schulung von Mitarbeitern sei bei diesem Thema ebenso unerlässlich wie eine regelmäßige Wartung der IT-Infrastruktur.