Oft geht es effizienter

Die Kunst des Zeitmanagements

Christoph Dahms ist Buchautor und Trainer. Unter anderem schult er Menschen im Umgang mit ihrer Zeit in Seminaren in der IHK Offenbach am Main.

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Herr Dahms, ist es einfach so, dass manche Menschen mit Zeit umgehen können und andere nicht?

Nein! Die Menschen starten nur von verschiedenen Ausgangspositionen aus. Viele Menschen haben in ihrem bisherigen Leben sehr erfolgreich große Arbeitsleistungen in den Bereichen Schule, Studium, Aus- und Weiterbildung, Ehrenamt und Beruf erbracht und verfügen deshalb über einige effiziente Methoden des persönlichen Zeitmanagements. Andere stellen sich in ihrem Arbeitsleben besonders anspruchsvollen neuen Aufgaben, so dass die bisherigen Verfahren nicht mehr ausreichend sind, und benötigen daher bewährte Werkzeuge, um den neuen Ansprüchen gerecht zu werden.

Genau genommen kann Zeit nicht gemanagt werden. Sie verrinnt gleichförmig, so dass jedem Menschen jeden Tag genau 24 Stunden zur Verfügung stehen, egal wie effizient und sinnvoll er diese nutzt. Wenn in den Bereichen Selbstmanagement und Arbeitstechnik das „Zeitmanagement“ verbessert werden soll, geht es darum, das Handeln in der Zeit so zu verändern, dass die Effizienz gesteigert wird. Zeitmanagement ist eine Kunst, an der Menschen ein Leben lang arbeiten können. Die Vorstellung „Jetzt habe ich ein optimales Zeitmanagement“ ist daher falsch. Insofern ist Zeitmanagement ähnlich wie Golfspielen oder Qualitätsmanagement, bei denen ja auch immer weiter optimiert werden kann.

Die sinnvolle Nutzung der persönlichen Zeit ist eine der schwierigsten Aufgaben, die sich Menschen stellen können. Goethe hat es auf den Punkt gebracht: „Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinder-Spiel.“

In fast allen Organisationen, die mir in meiner Trainingspraxis begegnen, ist es so, dass sich effiziente Arbeitstechniken zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor entwickelt haben. Informationsflut, Stress, neue Techniken, permanente Veränderungsprozesse, Zeitdruck und Belastungen charakterisieren das heutige Arbeitsleben. Prioritäten und Ziele wechseln oft sprunghaft. Weil die erhöhten Anforderungen nur durch systematische Methoden erfolgreich bewältigt werden können, ist die Beherrschung persönlicher Arbeitstechniken erforderlich.

Warum geraten wir am Arbeitsplatz in Zeitnot?

Die Verantwortung für zeiteffizientes Arbeiten liegt wesentlich in drei Bereichen. Nicht nur die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst sind entscheidend, sondern auch die Rahmenbedingungen, die durch die Organisation gegeben werden (zum Beispiel Arbeitsmittel und Prozesse), und andere Menschen (Kollegen, Kunden oder Lieferanten) bestimmen das Zeitmanagement an einem Arbeitsplatz mit.

Gute Zeitmanagementschulungen werden sich also nicht nur auf ein paar moderne Zeitplan- und Priorisierungssysteme beschränken, sondern reflektierend eine systemische Sicht auf den Arbeitsplatz des Mitarbeiters werfen. In diesen Seminaren gelingt es, die Problembereiche zu identifizieren und dann Lösungsmöglichkeiten zu empfehlen.

Welche Fehler im Umgang mit Zeit sind besonders verhängnisvoll?

Der Begriff „Zeitmanagement“ fordert in seinem zweiten Teil „Management“ dazu auf, aktiv die eigene Arbeit zu strukturieren und Arbeitsweisen im Sinne einer agilen Erledigungskultur permanent zu analysieren und weiter zu optimieren. Einen großen Fehler sehe ich darin, wenn Menschen diese persönliche Aufgabe nicht annehmen, weil dann notwendige Entwicklungen ausbleiben. Die verhängnisvollen Folgen sind dann häufig Ergebnisse, die nicht optimal sind, und die typischen stressbedingten, auch gesundheitlichen Probleme.

Zeitfresser – welche sind die schlimmsten?

Ich unterscheide 14 Zeitfresser, die typischerweise auftreten und Gegenstand von Weiterbildungen im Bereich Arbeitstechnik, Zeit- und Selbstmanagement sind. Besonders verhängnisvoll sind die Informationsflut, die über viele Menschen hereinbricht, und Besprechungen, bei denen nichts herauskommt. An einem konkreten Arbeitsplatz können aber auch andere Zeitfresser (fehlendes Neinsagen, Störer, Bearbeitung von Aufgaben zur falschen Zeit) „die schlimmsten“ sein. Jeder Arbeitsplatz hat seine eigenen Herausforderungen. Daher nützt es stark belasteten Menschen auch wenig, wenn sie versuchen, irgendwelche Patentrezepte anzuwenden. Jeder Mensch muss an seinem Arbeitsplatz individuell betrachtet werden, wenn er seine Zeit besser nutzen möchte.

Wie hält man sie im Zaum?

Informations- und Papierflut: Die schriftlichen Informationen erreichen die Menschen heute mehr auf elektronischem Wege und weniger in Papierform. Die elektronische Informationsflut kann in einer Organisation eingedämmt werden, indem beispielsweise eine effiziente Informationskultur passende Regeln explizit festlegt. Es ist viel einfacher, sich selbst zu organisieren, wenn so ein Rahmen geschaffen wird. Menschen, die diesen Zeitfresser in den Griff bekommen möchten, sollten sich Zeitfenster definieren, innerhalb derer sie dann ihre E-Mails bearbeiten oder andere elektronische Informationsquellen wie das Intranet oder soziale Plattformen nutzen. Je nach Arbeitsplatz wird es dann so sein, dass manche vielleicht jede Stunde lang einmal die elektronischen Informationsmedien bearbeiten müssen, und andere werden sich einmal in der Woche Zeit dafür nehmen. Bei den meisten Menschen, die mir in den Arbeitstechnik- und Zeitmanagementschulungen begegnen, wird irgendetwas zwischen diesen beiden Möglichkeiten sinnvoll sein.

Ferner kann die Lesegeschwindigkeit selbst erhöht werden. Sie wird in Wörtern pro Minute gemessen. Für einen typischen Sachtext, den Menschen in ihrem Arbeitsbereich bearbeiten müssen, liegt sie bei zirka 200 Wörtern pro Minute (plus/minus zehn Prozent). Mit geringem Aufwand lässt sich die Lesegeschwindigkeit bei gleicher „Behaltensquote“ auf das Doppelte bis Dreifache steigern. Falls Menschen in ihrem Arbeitsbereich sehr viele schriftliche Informationen aufnehmen müssen, lohnt es sich, eine Schnellleseschulung zu besuchen. Der Zeitaufwand beim Lesen kann dadurch auf die Hälfte oder ein Drittel reduziert werden.

Besprechungen, bei denen nichts herauskommt: Am meisten Zeit wird dadurch gespart, dass sie ersatzlos gestrichen werden. Ist das aus irgendwelchen Gründen nicht möglich, lässt sich die Besprechungseffizienz steigern. In den Seminaren werden Tipps vermittelt, die sowohl die organisatorischen Feinheiten als auch die Moderationsfähigkeiten betreffen. Ein guter Moderator, der eine Besprechung mit engagierten und disziplinierten Teilnehmenden straff führt, kann in wenig Zeit viel erreichen. Insbesondere hat er die Aufgabe, Störer zu stoppen. Zu den Störenden gehören beispielsweise Besserwisser, Nörgler und Vielredner.

Auf der einen Seite müssen der Arbeitsalltag und wiederkehrende Abläufe gestaltet werden. Auf der anderen Seite fordern zusätzlich Projekte heraus. Wie bekommt man alles zeitlich unter einen Hut?

Der Schlüssel, um den verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden, liegt in einer guten Planung, die individuelle Leistungsfähigkeit und Prioritäten berücksichtigt und dann auch umgesetzt wird. Dabei verfolge ich einen minimalistischen Ansatz, bei dem der Planungsaufwand so gering wie möglich gehalten wird. Aristoteles hat gesagt: „Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht.“ In moderner Weise ist agil zu planen: Man passt sich an sich ändernde Situationen immer wieder neu an.

Braucht jeder Mitarbeiter sein eigenes Zeitmanagement oder ist ein gemeinsames für das Team sinnvoll?

Im Arbeitsleben werden die Aufgaben immer komplexer und sind oft nur durch die Beteiligung vieler Spezialisten beispielsweise in Projekten lösbar. Deshalb gewinnt die Arbeit im Team an Bedeutung. Ich zeige in den Schulungen den Weg zu effizienter Teamarbeit, die mehr ist als die Summe der arbeitstechnisch optimierten Einzelleistungen. Dazu gehört auch ein übergeordnetes Zeitmanagement, das die Teammitglieder sinnvoll einbindet. Ergänzend dazu ist jedes Teammitglied für sein individuelles Zeitmanagement selbst verantwortlich und sollte bestrebt sein, im Rahmen der Vorgaben die geforderten Arbeitsleistungen zeiteffizient zu erbringen.

Welche Rolle spielt die Teamleitung?

Die Leitenden haben neben vielen anderen Verpflichtungen die Aufgabe, die Arbeiten im Team so zu verteilen, dass sie effizient durchgeführt werden können. Dazu gehört auch, den Teammitgliedern zeitliche Vorgaben zu machen oder Termine zu vereinbaren, so dass die einzelnen Mitarbeitenden ihre Arbeit dann effizient planen und erledigen können. Am deutlichsten wird das bei der agilen oder klassischen Projektplanung, wo ein Projektleiter den Zeitplan koordiniert und dadurch einen Rahmen für die individuelle Zeitplanung des einzelnen Teammitgliedes vorgibt.

Es gibt verschiedene Methoden für einen erfolgreichen Umgang mit Zeit. Welche bevorzugen Sie?

Der erfolgreiche Umgang mit Zeit ist eine komplexe, dynamische Aufgabe, die immer wieder neu gestellt ist. Ich setze die Methoden zum Umgang mit Zeitfressern konsequent ein und verwende effiziente Planungssysteme wie Kalender oder Tabellen, die den jeweiligen Aufgaben angepasst werden.

Kalender sind die Klassiker zur Zeitplanung. Können andere Werkzeuge zum Einsatz kommen?

Kalender, „To-do-Listen“ und Ähnliches sind auch heute noch die typischen Zeitplanwerkzeuge. Allerdings kommen sie etwas verändert im neuen elektronischen Gewand daher, was manchen Vorteil mit sich bringt. Viele planen ihre Termine heute über elektronische Kalender oder mit Planungssystemen, die über das Internet angeboten werden. Die Herausforderung, die eigene Arbeit in der Zeitplanung abzubilden, bleibt. Auch noch so umfassende moderne Systeme erfordern es, selbst darüber nachzudenken, wie die Aufgaben priorisiert werden sollen und welchen Zeitbedarf jede Arbeit hat. Persönliches Zeitmanagement darauf zu reduzieren, ein paar Kalender- oder Planungstools zu beherrschen, greift zu kurz.

Wo gibt es Hilfe, wenn keine Lösung für das Problem in Sicht ist?

In den Tagesschulungen, die die IHK Offenbach beispielsweise am 4. Juni 2020 anbietet, reflektieren Menschen ihr Arbeitsverhalten kritisch, um ihren Zeiteinsatz – genauer: ihr Handeln in der Zeit – zu optimieren. So können sie mit mehr Spaß an ihren Aufgaben mehr leisten, sich trotzdem unbelasteter fühlen und gesünder leben. Das setzt Motivation und Kraft für neue und vielleicht größere Schritte frei.

www.dahms-training.de


Arbeitstechnik und Zeitmanagement

Effiziente Arbeitstechniken haben sich zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor entwickelt. Informationsflut, Stress, neue Techniken, permanente Veränderungsprozesse, Zeitdruck und Belastungen charakterisieren das heutige Arbeitsleben. Christoph Dahms lehrt die Teilnehmer, eine professionelle Arbeitstechnik anzuwenden. Dank einem effizienten persönlichen Arbeitsstil und einem bewussten Umgang mit Zeit können sie Prozesse optimieren.

Termin: 4. Juni 2020, 9:00 bis 17:00 Uhr
Ort: IHK Offenbach am Main

www.offenbach.ihk.de/E12215

Christoph Dahms vermittelt Arbeitstechniken, die seinen Seminarteilnehmern und Lesern helfen, ihre individuellen Potenziale besser zu nutzen. Foto: Dahms