Bald kein gelber Zettel mehr bei Krankheit

Was Unternehmen und Personalabteilungen beachten müssen, erklärt Ecovis-Steuerberater Ralf Adamitza in Stralsund.

Was genau bedeutet elektronische
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Arbeitgeber kennen den „gelben Zettel“. Diese Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gab es bisher vom Arzt nur in Papierform. Arbeitnehmer mussten sie beim Arbeitgeber abgeben. Für die AU-Bescheinigung gibt es künftig ein elektronisches Verfahren. Für Arbeitgeber und Lohnbüros bedeutet das neue elektronische Verfahren weniger Zettelwirtschaft, also einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung des Lohnprozesses und der Lohnabrechnung.

Arbeitnehmer müssen dann nur noch ihre Arbeitsunfähigkeit ihrem Arbeitgeber mitteilen, etwa per Telefon oder E-Mail. Der Arbeitgeber kann dann die eAU direkt über das Lohnabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse abrufen. Die Informationen der AU-Bescheinigungen sind dann nicht mehr per Hand einzutragen, sie sind automatisch ins Lohnprogramm eingespielt.

Gibt es dann den gelben Zettel
vom Arzt nicht mehr?

In der Pilotphase bis zum 30. Juni 2022 gelten die gelben Zettel vom Arzt weiterhin. Ab 1. Juli 2022 sollen diese vollständig wegfallen. Arbeitnehmer bekommen dann nur noch für ihre Unterlagen einen Ausdruck. Arbeitgeber müssen die eAU abrufen. Das Verfahren gilt nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Diese bekommen weiterhin eine Papierbescheinigung. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitnehmer zu einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland geht.

Wie erfahren Arbeitgeber dann, dass
Mitarbeiter krank sind und für wie lange?

Arbeitnehmer müssen auch künftig ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind. Daran ändert sich durch die eAU nichts. Der Arbeitgeber ruft dann die eAU ab und bekommt so von der Krankenkasse mitgeteilt, wie lange der Arzt den Arbeitnehmer krankgeschrieben hat.

Wie kommt die elektronische AU vom Arzt zum
Arbeitgeber und was müssen Arbeitgeber damit tun?

Der Arzt, der den Arbeitnehmer krankschreibt, meldet dies elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Diese wiederum stellt dem Arbeitgeber die eAU zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber muss dann nur noch über das Lohnabrechnungsprogramm die eAU abrufen. Wichtig: Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv abrufen. Es gibt keine automatische Meldung an den Arbeitgeber. Daher ist der Arbeitgeber darauf angewiesen, dass ihn der Arbeitnehmer informiert. Erst dann ist der Arbeitgeber zum Abruf berechtigt.

Können Arbeitgeber während der
Pilotphase das System testen?

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, den Abruf während der Pilotphase zu testen. So kann man sich bereits mit der Funktionsweise und dem Vorgehen vertraut machen und kommt später beim verpflichtenden Abruf nicht in Schwierigkeiten. Arbeitgeber sollten den Anbieter ihres Lohnabrechnungsprogramms fragen, wie der Abruf funktioniert. Der jeweilige Anbieter sollte in den ersten Monaten dieses Jahres eine Lösung dazu anbieten.

Wie können sich Personalabteilungen vorbereiten?

Bisher haben die Personalabteilungen die gelben Zettel eingepflegt. Dieser Prozess ändert sich jetzt und ist an das neue elektronische Verfahren anzupassen.

Besonderheit Minijob

Bisher war es für Arbeitgeber von Minijobs unwichtig, bei welcher gesetzlichen Krankenkasse ein Minijobber versichert ist. Das ändert sich jetzt. Damit Arbeitgeber für Minijobber die eAU abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen. Dies sollte für alle bestehenden Minijobs im Laufe des ersten Halbjahres 2022 erfolgen. In neuen Verträgen sollte die Krankenkasse bereits im Personalfragebogen angegeben werden.

Vier wichtige Fragen zur Vorbereitung

Folgende Fragen sollten zur Prozessgestaltung bald geklärt werden:

• Wie und in welcher Form sollen Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeit melden?
• Wer ist Ansprechpartner für die Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit?
• Wie stellt das Unternehmen sicher, dass die Meldung des Arbeitnehmers im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt ist?
• Soll die eAU sofort abgerufen werden oder erst bei Erstellung der Lohnabrechnung?