Abwechslung ist das A und O

Nichts ist langweiliger als eine Tagung, bei der Vortrag auf Vortrag folgt. Experten raten, auch unterhaltsame Elemente ins Programm einzubauen

Damit Ihre Tagung, Ihr Kongress oder Ihr Firmenevent ein voller Erfolg wird, ist eine detaillierte Planung notwendig. Meist ist es sinnvoll, sich dazu die Dienste eines externen, professionellen Eventplaners zu sichern. Er kann helfen, bereits bei der Planung Fehler zu vermeiden. Neben der Auswahl der passenden Location, eines angemessenen Caterings und fehlerfrei funktionierender Technik kommt es immer auch sehr stark darauf an, wie das Tagungsprogramm strukturiert ist. Zentraler Punkt ist die Abwechslung im Programm. Ein Vortrag nach dem anderen, so interessant sie auch sein mögen, ermüdet irgendwann jeden Zuhörer.

„Eine gelungene Tagung spielt mit Emotionen“, sagt der Münchner Verkaufstrainer Stephan Heinrich. „Achten Sie also darauf, nicht bloß Zahlen, Daten und Fakten zu präsentieren.“ Zwischen den einzelnen Fachvorträgen sollten immer wieder unterhaltsame Elemente eingebaut werden, zum Beispiel Videos. Eine weitere Möglichkeit – sofern sie dem Gesamtcharakter der Veranstaltung nicht zuwiderläuft – sei beispielsweise Musik, die nicht zwangsläufig live von einer Band gespielt werden muss, sondern auch aus der „Konserve“ kommen kann. „Besonders wirkungsvoll ist ein wiederkehrendes musikalisches Motiv“, so der Experte. Aus der Struktur des Programms ergeben sich schließlich auch Konsequenzen für weitere planerische Details, etwa die Raumplanung mit der passenden Bestuhlung. Für Veranstaltungen mit vielen Präsentationen auf einer Bühne bietet sich eine Reihen- oder Theaterbestuhlung an. Handelt es sich eher um eine Gala, ist die sogenannte Bankettbestuhlung sinnvoll, also runde Tische mit sechs bis zwölf Stühlen. Besprechungen können in kleinen Runden an Stehtischen, in größeren Konferenzen am klassischen, rechteckigen oder, als „Boardroom“-Variante, an einem ovalen Tisch durchgeführt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt: die Nachbereitung. Eine „Manöverkritik“ mit allen Plus- und Minuspunkten sollte sich unbedingt anschließen. Sinnvoll ist es auch, den Teilnehmern die Tagung nach einer Weile noch einmal in Erinnerung zu rufen. Etwa, indem von der Veranstaltung ein Video gedreht wird, das hinterher per Mail an alle Anwesenden geht. Auch Folien, mit denen Referenten ihre Vorträge untermalt haben, lassen sich im Nachhinein noch einmal zusammenfassen und verschicken. So bleibt den Teilnehmern nicht nur das Mitschreiben erspart – sie haben später auch die Möglichkeit, das Gehörte noch einmal zu vertiefen.


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