Büroausstattung im Home Office: Was Unternehmen und Mitarbeiter dazu wissen müssen

Das Arbeiten von zu Hause aus wird immer beliebter. Von der IT-Sicherheit bis zum Arbeitsschutz müssen dabei aber allerlei Regelungen beachtet werden.

Keine lange Anfahrt zur Arbeit, weitgehend freie Zeiteinteilung, bessere Möglichkeiten, Familie und Job unter einen Hut zu bringen: Das Arbeiten im Home Office wird bei vielen Angestellten immer beliebter. Zahlreiche Unternehmen reagieren und bieten ihren Beschäftigten mittlerweile die Chance, dem Job von zu Hause aus nachzugehen. Sei es an bestimmten Tagen in der Woche, sei es als Dauerlösung ganz ohne festen Arbeitsplatz im Betrieb. Dabei ergeben sich allerdings neben zahlreichen rechtlichen Punkten (Arbeitszeit, Pausenregelungen, Erreichbarkeit bzw. Anwesenheitspflicht im Home Office usw.) auch einige Aspekte, die die Ausstattung des Heimbüros betreffen. Wer bezahlt was? Wie ist das mit der steuerlichen Absetzbarkeit? Hier haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Zunächst einmal: Beim Thema Home Office gilt das Prinzip der Freiwilligkeit. Weder ist der Arbeitgeber verpflichtet, einem Angestellten das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus zu gestatten, noch kann er umgekehrt einen Mitarbeiter gegen seinen Willen zur Home-Office-Tätigkeit zwingen. Experten raten deshalb dazu, bei grundsätzlicher Einigung alle Details schriftlich in einem Vertrag festzuhalten – eben auch, was die Büroausstattung betrifft.

„Da der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber auch im Home Office lediglich die Erbringung der Arbeitsleistung schuldet, muss das Unternehmen die anfallenden Kosten übernehmen“, erklärt die Wirtschaftsjuristin Gabriele Weintz von der bundesweit tätigen anwalt.de Services AG. Dazu gehört alles, was der Mitarbeiter braucht, um seinen Job reibungslos erledigen zu können, also beispielsweise auch die Ausstattung mit der benötigten Hard- und Software, sprich: Laptop bzw. Computer inklusive der notwendigen Programme. Manche Unternehmen gewähren auch einen Zuschuss zur Telefonrechnung und zusätzlich entstehenden Stromkosten.

Besonders wichtig für Arbeitgeber ist im Zusammenhang mit der Ausstattung des Home Office die Frage der IT-Sicherheit. Wer seinen Mitarbeitern die Arbeit in den eigenen vier Wänden erlaubt, muss gewährleisten, dass Daten und Dokumente ebenso gut geschützt sind wie das im Betrieb der Fall wäre. Außerdem müssen die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachtet werden – gleichgültig, ob der Computer des Mitarbeiters im Unternehmen oder bei ihm zu Hause steht. Die meisten Punkte werden bereits durch das BDSG geregelt. Expertin Gabriele Weintz empfiehlt darüber hinaus aber, zusätzliche Vorkehrungen zur IT-Sicherheit zu treffen. Dies können zum Beispiel Maßnahmen zur Datenverschlüsselung und die Installation von Firewalls, Virenscannern oder eines sogenannten Virtual Private Networks (VPN) sein. Dabei handelt es sich um eine IT-Lösung, die Mitarbeitern vom Home Office aus durch einen verschlüsselten Fernzugriff die Nutzung von Unternehmensdaten ermöglicht.

Auch alle übrigen arbeitsrechtlichen Bestimmungen behalten ihre Gültigkeit, wenn der Mitarbeiter von zu Hause aus tätig ist. Dies betrifft insbesondere das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV), jedenfalls wenn dauerhaft und regelmäßig im heimischen Büro gearbeitet wird. Unter anderem geht es dabei um die Ausstattung mit entsprechenden Büromöbeln, um Fragen der Beleuchtung, der Raumtemperatur und vor allem auch des Computerbildschirms. Gabriele Weintz: „Die Arbeitsschutzbestimmungen müssen nicht nur eingehalten, sondern auch überwacht bzw. überprüft werden.“

Auch bei der steuerlichen Absetzbarkeit des Arbeitszimmers spielt die Büroausstattung eine Rolle. Dabei kommt es nämlich nicht nur darauf an, an wie vielen Tagen in der Woche der jeweilige Mitarbeiter in seinem Home Office arbeitet und ob er den entsprechenden Arbeitsplatz zu mehr als 90 Prozent beruflich nutzt. Wichtig ist auch, dass es sich um ein abgeschlossenes Zimmer handelt und dieses erkennbar als Arbeitsraum eingerichtet ist. Ein Laptop auf dem Küchentisch reicht also nicht, um aus der Küche steuerrechtlich ein Arbeitszimmer zu machen. Sind die erwähnten Bedingungen allerdings erfüllt, kann jährlich ein Höchstbetrag von 1.250 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Unbeschränkt können Kosten für das häusliche Arbeitszimmer abgesetzt werden, wenn es den „Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit“ bildet, wie es im Gesetz heißt. Außer für Freiberufler (die ansonsten keinerlei Anspruch auf Ausstattung des Büros durch ihre Auftraggeber haben) gilt dies auch für Angestellte, denen der Arbeitgeber im Unternehmen keinen Arbeitsplatz mehr zur Verfügung stellt, die also permanent im Home Office arbeiten. Dies sind allerdings (noch) Ausnahmefälle …

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