Büro-Organisation: Bloß nicht „verzetteln“!

Mit ein paar einfachen Maßnahmen bringen Sie Ordnung und Struktur in den Arbeitsalltag

Die Aufgaben im modernen Büro werden immer vielfältiger. Umso wichtiger ist es, jederzeit den Überblick über alle zu erledigenden Arbeiten zu behalten. Mit einer chaotischen „Zettelwirtschaft“, sprich: über den ganzen Schreibtisch verteilten Notizen oder Post-it-Memos, kommt man schnell durcheinander. Hier einige Tipps, wie Sie Ordnung in Ihren Büroalltag bringen:

  • Das gute, alte Notizbuch: Diese Methode mag im Zeitalter von IT-Anwendungen zwar etwas „Old School“-mäßig wirken, hat sich aber immer noch bewährt. Statt sich Wichtiges auf vielen unterschiedlichen Zetteln, Kalenderblättern, Umschlägen usw. zu notieren, sollte man konsequent ein einziges, fest gebundenes Notizbuch verwenden. Am besten beginnt man an jedem Tag eine neue Seite. Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen oder mit einem Haken versehen. Wichtig ist, dass man dabei keine Ausnahmen macht, sonst landet man schnell wieder bei dem alten Notizblatt-Chaos.
  • Elektronische Aufgabenorganisation: Programme wie „Outlook“ und „Lotus Notes“ sind an vielen Büroarbeitsplätzen üblich und werden gern genutzt. Zu Recht – lassen sich damit doch alle anstehenden Aufgaben und Termine einfach, schnell und übersichtlich abspeichern. Nützlich sind auch die angebotenen Kategorien „Häufige Aufgaben“, in die man beispielsweise regelmäßige Konferenzen, Rückrufbitten oder mehrmals monatlich stattfindende Termine eintragen kann. Außerdem sollte jeweils ein Fälligkeitsdatum festgelegt werden, bis wann die entsprechende Aufgabe erledigt sein muss.
  • Digitales Notizbuch: Mit Programmen wie „OneNote“ lassen sich digitale Notizbücher einrichten, die den Vorteil haben, dass man dort auch umfangreiche Dateien ablegen kann, also auch Bilder und Videos, Grafiken und längere Texte. Außerdem hat man per Smartphone-App jederzeit und überall Zugriff auf die Daten. Über die Cloud lassen sich solche digitalen Notizbücher auch von anderen Kollegen nutzen, sofern man dafür eine Freigabe erteilt hat.

Generell gilt: Wählen Sie eine Art des Aufgabenmanagements aus und bleiben Sie auch wirklich konsequent dabei – sonst besteht die Gefahr, sich bald doch wieder zu „verzetteln“… ¢

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